Kassensysteme in der Gastronomie
Die Zigarrenkiste als multifunktionaler Geld-Aufbewahrungsbehälter und Kopfrechnung oder schriftliches Addieren auf Brauereiblöcken, um die Verzehrkosten zu ermitteln, sind wohl in den meisten Betrieben Vergangenheit. Die Zeiten, in denen Umsatz die Differenz aus Kassenbestand und Wechselgeld war, sind definitiv vorbei.
Aber auch die im Vergleich zur Zigarrenkiste komfortable Registrierkasse war gestern. Bestimmt gibt es noch einige kleine Betriebe, die inhabergeführt und selbst betrieben ausschließlich mit einer Registrierkasse arbeiten, aber der heutige Anspruch an Prozesse, von der Bestellung über die Zubereitung bis zum Bezahlvorgang, ist mit der Zigarrenkiste oder Registrierkasse nicht mehr zu leisten. Aber was sollten moderne Kassensysteme bieten und welcher gastronomische Betrieb braucht welches Kassensystem?
Das Ware-gegen-Bon-Prinzip – eine Kasse sollte alles wissen
Je mehr Menschen Zugang zu Bargeld haben, desto notwendiger wird ein System, welches unabhängig von Portemonnaie-
Beständen den Umsatz erfasst. Grundsätzlich haben in der Gastronomie viele Mitarbeiter Zugang zu Bargeld, weil häufig am Tisch mit Bargeld bezahlt wird. Um von vornherein Transparenz und eine Dokumentation dieser Transaktionen zu erlangen, ist das Ware-
gegen-Bon-System der erste Schritt für Kontrolle und Übersicht. Dieses Prinzip wird von jedem Kassensystem ausgeführt und bedeutet nichts anderes, als dass eine Speise oder ein Getränk nur dann rausgegeben wird, wenn die Kasse einen entsprechenden Bon ausgegeben hat. Damit ist sichergestellt, dass in der Kasse alle verkauften Produkte erfasst sind und der Tagesumsatz genau ermittelbar ist. Durch diese Speicherung ist die Kasse in der Lage, alle verkauften Produkte in Zeiträumen wiederzugeben und ermöglicht auch im Nachgang die Generierung von interessanten Verkaufsdaten wie verkaufte Produkte, Pro-Kopf-Umsätze oder welcher Servicemitarbeiter welche Umsätze erzielt hat. Kassen, die nach diesem Prinzip arbeiten, sind meist Kassen, die im Small Business-Bereich zum Einsatz kommen.
Kleine und mittelgroße Gastronomiebetriebe arbeiten mit diesen Systemen. Aber auch das Ware-gegen-Bon-Prinzip ist keine Garantie dafür, dass alle verkauften Artikel vom System erfasst wurden. In dem Moment, wo ein Artikel ohne Bon verkauft wird, weiß die Kasse nichts von dieser Transaktion und es ist mehr Geld im Portemonnaie, als es das System angibt. Hier besteht ein deutliches Defizit, welches eine hundertprozentige Erfassung aller Transaktionen nicht gewährleistet. Um dieses Defizit aufzufangen, muss mit Warenwirtschaftssystemen gearbeitet werden, die an späterer Stelle noch näher vorgestellt werden.
Aber Kassensysteme, die im Small Business-Bereich eingesetzt werden und nach dem Ware-gegen-Bon-Prinzip arbeiten, haben noch weitere Eigenschaften: Reicht eine Kasse nicht aus, können mehrere Kassen, z.B. im Innen- und Außenbereich, zu einem Kassennetzwerk verbunden werden. Ein Vorteil ist, dass alle Informationen, die in einer Kasse erfasst sind, auch in den anderen Kassen des Netzwerkes vorliegen. Das ist bei einem Tischwechsel der Gäste oder auch beim Bedienerwechsel von Vorteil.
Netzwerke nutzen
Auch bieten heute selbst kleine Systeme die Möglichkeit, den Bon nicht nur direkt aus der Kasse heraus zu erzeugen, sondern auch von sogenannten Peripheriegeräten. Das wäre ein Drucker in der Küche oder einer anderen, vom Standort der Kasse getrennt befindlichen Erstellungsstätte. Sind mehrere Kassen im Netz miteinander verbunden, können alle separat diese Peripheriegeräte ansteuern.
Auch bei diesen Small Business-Systemen sollte immer auf die Darstellbarkeit der Produkte und Sortimente geachtet werden. Grundsätzlich wird zwischen numerischer Wählbarkeit und einer Schnellwahltastatur unterschieden. Die numerische Wählbarkeit kennzeichnet ein Produkt mit einer Zahl, die vom Service gekannt werden muss. Wird diese Zahl in die Kasse eingegeben, weiß das System, welches Produkt sich dahinter verbirgt. Eine Kasse mit Touchscreen ermöglicht die visuelle, deutliche Darstellung aller Produkte und ist somit wesentlich einfacher zu bedienen. Unabhängig davon muss der Standort der Kassen von den Servicemitarbeitern angelaufen werden, um Bestellungen einzugeben - bei langen Laufwegen können hier Bestellfehler oder Bestellverluste auftreten. Fast jedes moderne Kassensystem bietet deshalb die Möglichkeit, mobile Geräte zu verwenden, die es ermöglichen, direkt am Tisch die Bestellung in das System zu geben. Entsprechend drucken die Peripheriegeräte die Bons und die einzelnen Stationen beginnen mit der Leistungserstellung. Der Einsatz sog. „Ordermans“ erleichtert die Arbeit im Gastraum erheblich, ist aber auch mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Warenwissen – was wurde wirklich verkauft?
Das Ware-gegen-Bon-Prinzip dient nicht nur dazu, ein Kassensystem über alle verkauften Produkte zu informieren, sondern auch, um mit den verschiedenen Erstellern zu kommunizieren. Es liefert aber auch anderen Systemen wichtige Informationen, denn heute ist fast jedes Kassensystem in der Lage, an eine zentrale Computer-Einheit angeschlossen zu werden. Speziell entwickelte Warenwirtschaftsysteme für die Gastronomie ermöglichen es somit, ein ziemlich genaues Abbild der verkauften Speisen, Getränke etc. zu erzeugen. In den Warenwirtschaftssystemen werden Gerichte kalkuliert und alle Warenlieferungen eingegeben. Das System verarbeitet die von der Kasse gelieferten Daten und nimmt einen Abgleich zwischen Warenaufwand und Umsatz vor. Das Warenwirtschaftssystem ist aber auch in der Lage, ausschließlich anhand der verarbeiteten Produkte den Umsatz zu errechnen. Da das System die Rezepturen der Speisekarte enthält und damit den realen Verbrauch kennt, kann es unabhängig von den Kassendaten den Umsatz bestimmen. Voraussetzung hierfür ist allerdings die konsequente, tägliche Inventur des Warenbestandes. Damit wird ein Kontrollsystem angewendet, welches unabhängig vom Bonverhalten in der Gastronomie den Umsatz errechnet. Durch die exakte Pflege und genaue Dateneingabe in das System wird ein sehr genaues Controlling möglich, welches weiterhin vielseitig interpretierbare Daten erzeugt.
Für große Betriebe in der Hotellerie und Gastronomie ist ein solches System unabdingbar und wird dort auch fast immer eingesetzt. Aber auch Small Business-Lösungen sind mit Abstrichen in Verbindung mit entsprechender Software erweiterbar.
Aber auch die im Vergleich zur Zigarrenkiste komfortable Registrierkasse war gestern. Bestimmt gibt es noch einige kleine Betriebe, die inhabergeführt und selbst betrieben ausschließlich mit einer Registrierkasse arbeiten, aber der heutige Anspruch an Prozesse, von der Bestellung über die Zubereitung bis zum Bezahlvorgang, ist mit der Zigarrenkiste oder Registrierkasse nicht mehr zu leisten. Aber was sollten moderne Kassensysteme bieten und welcher gastronomische Betrieb braucht welches Kassensystem?Das Ware-gegen-Bon-Prinzip – eine Kasse sollte alles wissen
Je mehr Menschen Zugang zu Bargeld haben, desto notwendiger wird ein System, welches unabhängig von Portemonnaie-
Beständen den Umsatz erfasst. Grundsätzlich haben in der Gastronomie viele Mitarbeiter Zugang zu Bargeld, weil häufig am Tisch mit Bargeld bezahlt wird. Um von vornherein Transparenz und eine Dokumentation dieser Transaktionen zu erlangen, ist das Ware-
gegen-Bon-System der erste Schritt für Kontrolle und Übersicht. Dieses Prinzip wird von jedem Kassensystem ausgeführt und bedeutet nichts anderes, als dass eine Speise oder ein Getränk nur dann rausgegeben wird, wenn die Kasse einen entsprechenden Bon ausgegeben hat. Damit ist sichergestellt, dass in der Kasse alle verkauften Produkte erfasst sind und der Tagesumsatz genau ermittelbar ist. Durch diese Speicherung ist die Kasse in der Lage, alle verkauften Produkte in Zeiträumen wiederzugeben und ermöglicht auch im Nachgang die Generierung von interessanten Verkaufsdaten wie verkaufte Produkte, Pro-Kopf-Umsätze oder welcher Servicemitarbeiter welche Umsätze erzielt hat. Kassen, die nach diesem Prinzip arbeiten, sind meist Kassen, die im Small Business-Bereich zum Einsatz kommen.
Kleine und mittelgroße Gastronomiebetriebe arbeiten mit diesen Systemen. Aber auch das Ware-gegen-Bon-Prinzip ist keine Garantie dafür, dass alle verkauften Artikel vom System erfasst wurden. In dem Moment, wo ein Artikel ohne Bon verkauft wird, weiß die Kasse nichts von dieser Transaktion und es ist mehr Geld im Portemonnaie, als es das System angibt. Hier besteht ein deutliches Defizit, welches eine hundertprozentige Erfassung aller Transaktionen nicht gewährleistet. Um dieses Defizit aufzufangen, muss mit Warenwirtschaftssystemen gearbeitet werden, die an späterer Stelle noch näher vorgestellt werden.
Aber Kassensysteme, die im Small Business-Bereich eingesetzt werden und nach dem Ware-gegen-Bon-Prinzip arbeiten, haben noch weitere Eigenschaften: Reicht eine Kasse nicht aus, können mehrere Kassen, z.B. im Innen- und Außenbereich, zu einem Kassennetzwerk verbunden werden. Ein Vorteil ist, dass alle Informationen, die in einer Kasse erfasst sind, auch in den anderen Kassen des Netzwerkes vorliegen. Das ist bei einem Tischwechsel der Gäste oder auch beim Bedienerwechsel von Vorteil.
Netzwerke nutzen
Auch bieten heute selbst kleine Systeme die Möglichkeit, den Bon nicht nur direkt aus der Kasse heraus zu erzeugen, sondern auch von sogenannten Peripheriegeräten. Das wäre ein Drucker in der Küche oder einer anderen, vom Standort der Kasse getrennt befindlichen Erstellungsstätte. Sind mehrere Kassen im Netz miteinander verbunden, können alle separat diese Peripheriegeräte ansteuern.
Auch bei diesen Small Business-Systemen sollte immer auf die Darstellbarkeit der Produkte und Sortimente geachtet werden. Grundsätzlich wird zwischen numerischer Wählbarkeit und einer Schnellwahltastatur unterschieden. Die numerische Wählbarkeit kennzeichnet ein Produkt mit einer Zahl, die vom Service gekannt werden muss. Wird diese Zahl in die Kasse eingegeben, weiß das System, welches Produkt sich dahinter verbirgt. Eine Kasse mit Touchscreen ermöglicht die visuelle, deutliche Darstellung aller Produkte und ist somit wesentlich einfacher zu bedienen. Unabhängig davon muss der Standort der Kassen von den Servicemitarbeitern angelaufen werden, um Bestellungen einzugeben - bei langen Laufwegen können hier Bestellfehler oder Bestellverluste auftreten. Fast jedes moderne Kassensystem bietet deshalb die Möglichkeit, mobile Geräte zu verwenden, die es ermöglichen, direkt am Tisch die Bestellung in das System zu geben. Entsprechend drucken die Peripheriegeräte die Bons und die einzelnen Stationen beginnen mit der Leistungserstellung. Der Einsatz sog. „Ordermans“ erleichtert die Arbeit im Gastraum erheblich, ist aber auch mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Warenwissen – was wurde wirklich verkauft?
Das Ware-gegen-Bon-Prinzip dient nicht nur dazu, ein Kassensystem über alle verkauften Produkte zu informieren, sondern auch, um mit den verschiedenen Erstellern zu kommunizieren. Es liefert aber auch anderen Systemen wichtige Informationen, denn heute ist fast jedes Kassensystem in der Lage, an eine zentrale Computer-Einheit angeschlossen zu werden. Speziell entwickelte Warenwirtschaftsysteme für die Gastronomie ermöglichen es somit, ein ziemlich genaues Abbild der verkauften Speisen, Getränke etc. zu erzeugen. In den Warenwirtschaftssystemen werden Gerichte kalkuliert und alle Warenlieferungen eingegeben. Das System verarbeitet die von der Kasse gelieferten Daten und nimmt einen Abgleich zwischen Warenaufwand und Umsatz vor. Das Warenwirtschaftssystem ist aber auch in der Lage, ausschließlich anhand der verarbeiteten Produkte den Umsatz zu errechnen. Da das System die Rezepturen der Speisekarte enthält und damit den realen Verbrauch kennt, kann es unabhängig von den Kassendaten den Umsatz bestimmen. Voraussetzung hierfür ist allerdings die konsequente, tägliche Inventur des Warenbestandes. Damit wird ein Kontrollsystem angewendet, welches unabhängig vom Bonverhalten in der Gastronomie den Umsatz errechnet. Durch die exakte Pflege und genaue Dateneingabe in das System wird ein sehr genaues Controlling möglich, welches weiterhin vielseitig interpretierbare Daten erzeugt.
Für große Betriebe in der Hotellerie und Gastronomie ist ein solches System unabdingbar und wird dort auch fast immer eingesetzt. Aber auch Small Business-Lösungen sind mit Abstrichen in Verbindung mit entsprechender Software erweiterbar.
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